Tietosuojakäytännöt

Lahden Pingviinit Ry

Tietosuojakäytännöt

Toimimme rekisterinpitäjänä niille henkilötiedoille, joita keräämme jäsenistämme, taikka muista sellaisista rekisteröidyistä, joilla on toimintaamme muu asiallinen yhteys. Rekisterinpitäjänä olemme vastuussa näistä meille annetuista henkilötiedoista ja niiden käsittelystä. Tietosuojassa kyse on luottamuksesta, ja yksityisyytesi sekä henkilötietojesi suojaaminen on meille ensiarvoisen tärkeää. Sen vuoksi keräämme henkilötietojasi vain niissä määrin, kuin tarvitsemme niitä ylläpitääksemme ja hoitaaksemme jäsen- tai asiakassuhdettamme tai muuta niihin verrattavaa suhdettamme. Tässä tietosuojakäytännössä on käsitelty niitä periaatteita, joita noudatamme henkilötietoja käsitellessämme.

 

1.iYhteyshenkilö henkilötietojen käsittelyä koskevissa asioissa

Yhteyshenkilön nimi       Tarja Hinkkanen, rahastonhoitaja
Seura                                   Lahden Pingviinit Ry
Osoite                                  Vesijärvenkatu 49 c 38, 15140 Lahti
Sähköposti                         puheenjohtaja@pingviinit.com

 

2. Henkilötietojen käyttötarkoitukset

2.1. Jäsenrekisteri

Henkilötietoja käsitellään rekisteröidyn suostumuksen taikka seuran ja jäsenen välisen jäsensuhteen taikka muun asiallisen yhteyden perusteella. Henkilötietoja rekisteröidään seuraavia käyttötarkoituksia varten:

  • Jäsenyyksien ylläpito
  • Kilpailutoiminnan toteuttaminen
  • Vakuutustietojen välittäminen vakuutusyhtiölle tarvittaessa
  • Sähköinen jäsenviestintä
  • Seurakohtaisten sukelluslupien hakeminen viranomaisilta (esim. puolustusvoimat ja Ahvenanmaan maakuntahallinto)
  • Sukeltajaliiton jäsenrekisterin ylläpito ja kilpailulisenssit
  • Toiminnan toteuttaminen sekä kehittäminen
  • Analysointi ja tilastointi

 

2.2. Valokuva-arkisto

Henkilöistä joko heihän itse seuran käyttöön luovuttamia tai eri tapahtumissa otettuja valokuvia voidaan käyttää seuran markkinointi tarkoituksessa nettisivuilla tai erilaisissa julkaisuissa.

 

3. Käsiteltävät henkilötietojen ryhmät

3.1. Jäsenrekisteri

Käsittelemme rekisteröidystä seuraavia käyttötarkoituksen kannalta tarpeellisia henkilötietoja tai henkilötietojen ryhmiä:

  • Yhteystiedot, kuten nimi, osoite, puhelinnumerot, sähköpostiosoitteet,
  • Seuraan liittymisvuosi
  • Syntymäaika
  • Laitesukellus lisenssi tiedot
  • Mahdolliset luvat ja suostumukset
  • Seuran ja henkilön kilpailutoimintaan liittyvät tiedot sekä muut jäsenen suostumuksella kerätyt tiedot, kuten henkilön kuva

 

4. Säännönmukaiset tietolähteet

4.1 Jäsenrekisteri

Jäsenrekisteritietoja kerätään henkilön itsensä suostumuksella:

  • jäseneltä itseltään sähköpostitse, puhelimitse, lomakkeella, mobiilisovelluksen kautta, tai muulla vastaavalla tavalla.
  • rekisterinkäsittelijän (esim. seurakäyttäjän) tai toimihenkilön keräämänä
  • evästeiden tai muiden vastaavien tekniikoiden avulla

Henkilötietoja voidaan kerätä ja kerättyjä henkilötietoja päivittää tarvittaessa myös henkilötietoja koskevia palveluja tarjoavilta viranomaisilta ja yrityksiltä, kuten yhteystietojen päivityspalveluja tarjoavilta viranomaisilta tai yrityksiltä, esimerkiksi:

  • VRK/Väestötietojärjestelmästä, Postin osoitetietojärjestelmästä, puhelinyhtiöiden yhteystietorekistereistä ja muista vastaavista yksityisistä ja julkisista rekistereistä

 

5. Tietojen säilytysaika

Säilytämme käyttäjän tietoja vain niin kauan kuin on tarpeen yllä kohdassa 2 määriteltyjen tarkoitusten toteuttamiseksi kulloinkin voimassaolevan lainsäädännön mukaisesti.

Ellei rekisteröity ole maksanut seuran jäsenyyteen oikeuttavaa jäsenmaksua tai käyttäjän jäsenyys on muusta syystä päättynyt, käyttäjän henkilötiedot poistetaan ja/tai muutetaan sellaiseen muotoon, ettei tiedon kohde ole niistä enää tunnistettavissa.

Henkilötietojen kerääminen tulee olla sidonnainen käyttötarkoitukseen, ja tietojen kerääminen tuleekin tapahtua tiettyä, nimenomaista ja laillista tarkoitusta varten. Kerättyä tietoa ei saa käyttää myöhemmin tarkoitukseen, jolla ei ole sidonnaisuutta kerättyyn käyttötarkoitukseen.

 

Voimme kuitenkin olla velvoitettuja säilyttämään joitakin käyttäjän henkilötietoja noudattaaksemme kirjanpito- tai muuta pakottavaa lainsäädäntöä myös seuran jäsenyyden tai muun henkilötietojen käsittelyperusteen päättymisen jälkeen.

 

6. Henkilötietojen käsittelijät

Seuran johtokunnasta puheenjohtaja, varapuheenjohtaja, rahastonhoitaja, jäsenvastaava ja sihteeri voivat käsitellä henkilötietoja voimassa olevan tietosuojalainsäädännön mukaisesti. Voimme myös ulkoistaa henkilötietojen käsittelyn osittain kolmannelle osapuolelle, jolloin takaamme sopimusjärjestelyin, että henkilötietoja käsitellään kulloinkin voimassa olevan tietosuojalainsäädännön mukaisesti ja muutoin asianmukaisesti tässä tietosuojakäytännössä esitetyllä tavalla. Kaikkien rekisteriä käsittelevien henkilöiden kanssa on tehty salassapitosopimus

 

7. Tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle

Tietoja ei siirretä säännönmukaisesti EU:n ja Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

 

8. Säännönmukaiset tietojen luovutukset 

Luovutamme tietoja kolmansille osapuolille vain seuraavissa tapauksissa.

  • Voimme luovuttaa käyttäjän henkilötietoja toimivaltaisten viranomaisten tai muiden tahojen esittämien vaatimusten edellyttämällä, kulloinkin voimassaolevaan lainsäädäntöön perustuvalla, tavalla.
  • Voimme luovuttaa tietoja tilastollista, tieteellistä tai historiallista tutkimusta varten edellyttäen, että tiedot on muutettu sellaiseen muotoon, että tiedon kohde ei enää ole niistä tunnistettavissa.
  • Jos käyttäjä on erikseen antanut suostumuksensa seuran yhteistyökumppaneiden sähköiseen suoramarkkinointiin, voidaan käyttäjän tietoja luovuttaa tarkoin valituille yhteistyökumppaneille markkinointitarkoituksiin.
  • Jäsenrekisteriin tallennettuja rekisteröityä koskevia tietoja luovutetaan sukeltajaliitolle urheilutoimintaan osallistumiseen vaadittavan lisenssin rekisteröimistä ja hallinnointia varten, sekä liiton jäsenrekisteriä varten. Tietoja käsitellään sukeltajaliiton ylläpitämässä jäsen-rekisterissä. Lisätietoja Sukeltajaliiton noudattamasta tietosuojakäytännöstä voi saada osoitteesta https://www.sukeltaja.fi/content/fi/11501/55573/Rekisteriseloste.html

 

9. Rekisteröidyn oikeudet

Tietojen tarkastus- ja oikaisuoikeus

Rekisteröidyllä on oikeus tarkistaa, mitä häntä koskevia tietoja rekisteriin on talletettu. Tarkastuspyyntö tulee lähettää kirjallisesti ja allekirjoitettuna osoitteeseen:

Lahden Pingviinit Ry / Tietosuoja
Postiosoite:Vesijärvenkatu 49 c 38, 15140 Lahti

tai sähköpostitse osoitteeseen pingviinit@pingviinit.com

Rekisteröidyllä on oikeus vaatia virheellisen tiedon korjaamista ilmoittamalla siitä kirjallisesti yllä olevaan postiosoitteeseen tai sähköpostitse pingviinit@pingviinit.com

Kielto-oikeus

Rekisteröidyllä on oikeus kieltää rekisterinpitäjää käsittelemästä häntä itseään koskevia tietoja suoramainontaan, etämyyntiin tai muuhun suoramarkkinointiin sekä mielipide- ja markkinatutkimukseen ilmoittamalla siitä kirjallisesti yllä olevaan postiosoitteeseen tai sähköpostitse pingviinit@pingviinit.com

 Oikeus poistaa tiedot

Rekisteröidyllä on oikeus vaatia rekisterinpitäjää poistamaan hänen tietonsa rekisterinpitäjän jäsenrekisteristä ilmoittamalla siitä kirjallisesti yllä olevaan postiosoitteeseen tai sähköpostitse pingviinit@pingviinit.com

Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen

Rekisteröidyllä on oikeus vaatia rekisterinpitäjää siirtämään hänen tietonsa yleisesti käytössä olevassa siirtomuodossa toiseen järjestelmään. Oikeus koskee vain tietoja, jotka rekisteröity on itse toimittanut. Tietojen siirtopyynnöstä tulee ilmoittaa kirjallisesti yllä olevaan postiosoitteeseen tai sähköpostitse pingviinit@pingviinit.com.

Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle 

Rekisteröidyllä on aina oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle tavasta, jolla käsittelemme rekisteröidyn henkilötietoja. Valitus tehdään toimivaltaisen viranomaisen ohjeistamalla tavalla suoraan toimivaltaiselle viranomaiselle, joka Suomessa on tietosuojavaltuutettu.  

 

10. Rekisterin suojauksen periaatteet

Rekisteriä koskevat manuaaliset aineistot säilytetään suojatuissa tiloissa. Digitaalisesti tallennetut ja käsiteltävät tiedot ovat tietokannoissa, jotka ovat palomuurein, salasanoin ja muiden teknisten keinojen avulla suojattuja. Tietokannat sijaitsevat ympärivuorokautisesti valvotuissa tiloissa, joihin pääsy on rajoitettu vain sellaisiin henkilöihin, joilla on työtehtäviensä perusteella tarve käyttää tietoja.